„Der günstigste Drucker ist oft der teuerste.“
Die HEILING & HEILING oHG mit Hauptsitz in Hamburg begleitet Unternehmen seit vielen Jahren bei der Auswahl, Betreuung und Optimierung von Druck- und Dokumentenlösungen. Wir haben mit Frank Kastner über Drucker, Digitalisierung, Sicherheit und die Zukunft der Branche gesprochen.
Herr Kastner, braucht man heute überhaupt noch Drucker?
Diese Frage höre ich tatsächlich fast jede Woche. Viele glauben, Unternehmen würden inzwischen komplett papierlos arbeiten. Die Realität sieht anders aus. Lieferscheine, Verträge, Baupläne, Personalunterlagen, Patientendaten oder Versandetiketten werden nach wie vor täglich gedruckt. Zwar sinken in vielen Bereichen die Druckvolumina, gleichzeitig steigen aber die Anforderungen an Sicherheit, Automatisierung und digitale Prozesse. Ein modernes Multifunktionssystem ist heute weit mehr als ein Drucker. Es ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Dokumentenverarbeitung.
Was ist aus Ihrer Sicht der größte Fehler beim Kauf eines Druckers?
Ganz klar der Blick auf den Anschaffungspreis. Viele Unternehmen kaufen ein günstiges Gerät für ein paar hundert Euro und freuen sich zunächst über das vermeintliche Schnäppchen. Ein Jahr später stellen sie fest, dass sie jeden Monat erhebliche Kosten für Toner, Wartung, Ausfallzeiten und Verwaltung haben. Der Drucker selbst ist oft der günstigste Teil der Gesamtkosten. Deshalb sollte die entscheidende Frage nicht lauten: „Was kostet der Drucker?“, sondern: „Was kostet mich jede gedruckte Seite über die gesamte Nutzungsdauer?“
Sollte man einen Drucker kaufen oder lieber mieten?
Das hängt vom Unternehmen ab. Beim Kauf gehört das Gerät natürlich dem Unternehmen. Gleichzeitig übernimmt man aber auch die Verantwortung für Reparaturen, Wartungen, Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien sowie Firmware- und Sicherheitsupdates. Hinzu kommt die technische Betreuung. Bei einem Miet- oder Leasingmodell sind diese Leistungen bei uns in einem Full-Service-Vertrag enthalten. Dadurch entstehen planbare monatliche Kosten und das Unternehmen muss sich praktisch nicht mehr um die Technik kümmern. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist das häufig die wirtschaftlichere Lösung.
Wann lohnt sich ein Mietmodell besonders?
Vor allem dann, wenn Unternehmen ihre Kosten planbar halten möchten, mehrere Geräte betreiben oder keine eigene IT-Abteilung haben. Auch wer Ausfallzeiten vermeiden möchte, regelmäßig wächst oder Wert auf aktuelle Technik legt, profitiert oft von einem Mietkonzept. Viele Kunden sind überrascht, dass ein professionelles Full-Service-Modell am Ende sogar günstiger sein kann als ein vermeintlich preiswerter Kaufdrucker.
Welche Kosten werden am häufigsten unterschätzt?
Die Verwaltungskosten. Die meisten denken zunächst an Papier und Toner. In der Praxis entsteht jedoch viel Aufwand durch das Bestellen von Verbrauchsmaterial, das Kontrollieren von Lieferungen, das Melden von Zählerständen, die Organisation von Serviceeinsätzen oder die Neueinrichtung von Geräten. Hinzu kommen Treiberprobleme und Ausfallzeiten der Mitarbeiter. Diese indirekten Kosten sind häufig höher als die eigentlichen Druckkosten.
Viele sprechen heute von Druckern als IT-Systemen. Ist das nicht etwas übertrieben?
Ganz im Gegenteil. Früher war ein Drucker einfach ein Drucker. Heute sprechen wir über Netzwerksicherheit, Benutzerrechte, Cloud-Anbindungen, Microsoft 365, Azure AD, OAuth 2.0, Verschlüsselung, TPM-Chips, Secure Boot sowie Anbindungen an SIEM-Systeme. Hinzu kommen gesetzliche Anforderungen wie DSGVO oder NIS-2. Wer heute ausschließlich Drucktechnik betrachtet und die IT außer Acht lässt, wird langfristig Schwierigkeiten bekommen.
Wie wichtig ist das Thema Sicherheit geworden?
Extrem wichtig. Vielen Unternehmen ist gar nicht bewusst, dass moderne Multifunktionssysteme über Festplatten verfügen. Darauf können zeitweise Bewerbungen, Personalakten, Rechnungen, Verträge oder Kundendaten gespeichert werden. Deshalb sollte ein Drucksystem heute genauso ernst genommen werden wie ein Server oder Arbeitsplatz-PC.
Was hat sich in den vergangenen zehn Jahren am stärksten verändert?
Die Erwartungen der Kunden. Früher wollte man einfach nur drucken. Heute stehen Prozesse im Mittelpunkt. Unternehmen möchten wissen, ob Dokumente automatisch abgelegt werden können, Dateinamen selbstständig vergeben werden, Rechnungen direkt ins ERP-System gelangen oder Dokumente automatisch erkannt und sortiert werden. Der Drucker ist heute oft der erste Baustein einer digitalen Prozesskette.
Welche Rolle wird Künstliche Intelligenz künftig spielen?
Eine sehr große. Schon heute gibt es Lösungen, die Dokumente automatisch klassifizieren, Inhalte erkennen, Daten auslesen oder Rechnungen direkt verarbeiten und archivieren. Der klassische Scanvorgang entwickelt sich immer stärker zu einem automatisierten Informationsprozess.
Gibt es den perfekten Drucker für jedes Unternehmen?
Nein. Genau das ist einer der größten Irrtümer. Ein Steuerbüro hat völlig andere Anforderungen als eine Arztpraxis. Ein Architekt arbeitet anders als ein Handwerksbetrieb und eine Schule benötigt andere Funktionen als eine Anwaltskanzlei. Deshalb beginnt eine seriöse Beratung immer mit einer Analyse der tatsächlichen Anforderungen.
Was ist derzeit die größte Herausforderung Ihrer Branche?
Viele Anbieter verkaufen in erster Linie Geräte. Unser Anspruch ist es, Lösungen zu entwickeln. Die Hardware unterscheidet sich heute oft nur noch wenig. Entscheidend sind die Beratung, der Service, die Automatisierung von Prozessen, die Erreichbarkeit und vor allem das Verständnis für die Abläufe beim Kunden. Erst wenn man die Geschäftsprozesse kennt, kann man wirklich sinnvoll beraten.
Welche Frage sollte sich jedes Unternehmen vor einer Investition stellen?
Nicht: „Was kostet der Drucker?“ Sondern: „Welche Kosten und welcher Aufwand entstehen in den nächsten fünf Jahren?“ Wer diese Frage ehrlich beantwortet, trifft in den meisten Fällen auch die bessere Entscheidung.
Zum Abschluss: Was wünschen Sie sich von Unternehmen?
Mehr Mut, bestehende Prozesse zu hinterfragen. Viele investieren viel Geld in Digitalisierung und lassen gleichzeitig Mitarbeiter Dokumente noch immer manuell umbenennen, sortieren und ablegen. Dabei lassen sich mit den richtigen Lösungen oft mehrere Stunden Arbeitszeit pro Woche einsparen. Es muss nicht immer alles komplett neu erfunden werden. Oft reichen kleine Veränderungen, um den Arbeitsalltag deutlich einfacher und effizienter zu gestalten. Genau dort beginnt für uns echte Digitalisierung.
